Secretaria Ejecutiva
Fecha publicación: 11/08/2023

Descripción:

Por encargo de nuestro cliente, una empresa de servicios y soluciones empresariales, nos encontramos en la búsqueda, de un/a: Secretaria Ejecutiva Requisitos

• Profesional en secretariado ejecutivo, administración o carreras afines
• Experiencia previa como Secretaria Ejecutiva, asistente personal o en un rol similar es altamente deseable.
• Diez (10) años de experiencia en general
• Ocho (8) años de experiencia como Secretaria, asistente personal o en roles similares
• Dominio de inglés a nivel intermedio para coordinar eventuales asuntos en ese idioma.
• Contar con habilidades organizativas, capacidad para gestionar múltiples tareas de manera efectiva y comunicarse de manera verbal y escrita con un alto nivel de profesionalismo.
• Discreción absoluta al manejar información confidencial y personal.
• Habilidad para trabajar bajo presión y adaptarse a cambios en la agenda o planes.
• Capacidad para anticipar las necesidades del Gerente General y actuar proactivamente.
• Manejo de Office a nivel intermedio

Principales funciones:

• Dar soporte tanto en las gestiones administrativas de la empresa como las personales del gerente general.
• Administrar la agenda personal del gerente general, organizar reuniones, citas y eventos de negocios y personales y mantener la confidencialidad en todo momento.
• Asistir en la preparación de presentaciones, informes y otros documentos necesarios para las reuniones y compromisos del Gerente General. Asegurarse de que toda la información esté completa y precisa.
• Ser el punto de contacto principal para la comunicación entre el Gerente General y todas las partes interesadas, incluyendo clientes, socios, empleados y otras personas. Responder a llamadas, correos electrónicos y correspondencia con profesionalismo y discreción.
• Gestionar la correspondencia de la empresa y personal del gerente general, como la organización de facturas, la coordinación de citas médicas y otros asuntos personales.
• Planificar y coordinar los viajes de negocios y personales, incluyendo la reserva de vuelos, hoteles, transporte y actividades.
• Llevar a cabo tareas administrativas, tales como la preparación de informes, la gestión de archivos y la elaboración de presentaciones.
• Responder llamadas telefónicas, filtrar llamadas no importantes y tomar mensajes para su jefe .
• Planificar y coordinar eventos y reuniones tanto de la empresa como personales.
• Realizar investigaciones y preparar informes para su jefe sobre diversos temas relacionados con la empresa y/o asuntos personales.
• Apoyar a su jefe en gestionar su agenda de manera eficiente, estableciendo prioridades y asegurándose de que se cumplan los plazos importantes.
• Gestionar los asuntos personales como la contratación de servicios de limpieza o jardinería, la coordinación de reparaciones o la gestión de los suministros necesarios para el hogar.
• Administrar las finanzas personales, como la gestión de las facturas, el pago de impuestos y la planificación financiera a largo plazo.

]